Privacy Policy — InvoiceIQ

La presente Privacy Policy descrive quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati, con quali servizi possono essere condivisi e quali diritti può esercitare l’utente.

1. Titolare del trattamento

Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy, ai dati personali, alla cancellazione dell’account o alla cancellazione dei dati, l’utente può scrivere a: hello@menoova.it.

2. Dati raccolti dall’app

InvoiceIQ può raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati.

Dati account

• indirizzo email
• identificativo utente
• dati tecnici collegati alla sessione di accesso
• informazioni necessarie al recupero password

Questi dati servono per creare l’account, effettuare il login, proteggere l’accesso e collegare i dati salvati al corretto utente.

Documenti caricati o fotografati dall’utente

L’utente può caricare o fotografare volontariamente documenti come:

• fatture
• ricevute
• scontrini
• documenti di acquisto
• immagini o file contenenti dati commerciali, fiscali o contabili

I documenti possono contenere dati personali, dati aziendali, dati fiscali, informazioni su fornitori, prodotti, importi, IVA e altri dettagli presenti nel documento.

Dati estratti dai documenti

InvoiceIQ può estrarre e salvare informazioni presenti nei documenti, ad esempio:

• nome fornitore
• data documento
• numero documento
• prodotti o servizi
• quantità
• prezzi
• sconti
• aliquote IVA
• imponibili
• totali documento
• stato del pagamento

Questi dati vengono utilizzati per mostrare lo storico, organizzare le fatture e aiutare l’utente a consultare e confrontare le informazioni dei propri acquisti.

Dati relativi all’abbonamento

Per gestire l’accesso alla versione Pro, InvoiceIQ può trattare:

• stato dell’abbonamento
• data di scadenza dell’abbonamento
• identificativo utente collegato all’abbonamento
• informazioni tecniche relative all’acquisto

I pagamenti sono gestiti tramite Google Play e RevenueCat. InvoiceIQ non conserva direttamente i dati completi della carta di pagamento.

Dati tecnici

L’app può trattare dati tecnici necessari al funzionamento, come:

• log tecnici
• errori di elaborazione
• informazioni minime sulla sessione
• dati necessari alla sicurezza e alla prevenzione di abusi

3. Finalità del trattamento

I dati vengono utilizzati per:

• creare e gestire l’account utente
• consentire l’accesso all’app
• recuperare la password
• caricare e analizzare documenti
• estrarre dati da fatture, ricevute e scontrini
• salvare lo storico dei documenti
• mostrare dati, riepiloghi e confronti
• gestire il limite di scansioni gratuite
• gestire l’abbonamento Pro
• verificare lo stato dell’abbonamento
• prevenire abusi o utilizzi non autorizzati
• migliorare stabilità, sicurezza e funzionamento dell’app

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati si basa, a seconda dei casi, su:

• esecuzione del servizio richiesto dall’utente
• consenso dell’utente quando carica o fotografa un documento
• adempimento di eventuali obblighi legali
• legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento dell’app

Il GDPR prevede che l’utente riceva informazioni chiare su identità del titolare, finalità del trattamento, conservazione dei dati e diritti esercitabili.

5. Servizi di terze parti utilizzati

InvoiceIQ utilizza servizi tecnici esterni necessari al funzionamento dell’app.

Supabase

Supabase viene utilizzato per:

• autenticazione utente
• database
• archiviazione dei dati
• archiviazione dei documenti caricati
• funzioni cloud
• gestione sessioni e sicurezza

OpenAI API

InvoiceIQ utilizza OpenAI API per l’analisi AI/OCR dei documenti caricati dall’utente.

Quando l’utente avvia una scansione, il documento può essere inviato a OpenAI API per leggere, trascrivere ed estrarre le informazioni presenti nel documento, come fornitore, data, prodotti, quantità, prezzi, sconti, IVA e totale documento.

L’elaborazione tramite OpenAI API viene utilizzata esclusivamente per fornire il servizio richiesto dall’utente all’interno di InvoiceIQ.

Secondo la documentazione OpenAI, i dati inviati tramite API non vengono usati per addestrare o migliorare i modelli salvo scelta esplicita di opt-in, e gli input/output API possono essere conservati fino a 30 giorni per fornire il servizio e identificare eventuali abusi.

RevenueCat

RevenueCat viene utilizzato per:

• gestione degli abbonamenti
• verifica dello stato Pro
• sincronizzazione degli acquisti Google Play
• aggiornamento automatico dello stato abbonamento

Google Play

Google Play viene utilizzato per:

• distribuzione dell’app
• gestione degli acquisti in-app
• gestione degli abbonamenti
• pagamenti
• verifica delle transazioni

Google Play può trattare i dati necessari alla gestione dell’acquisto secondo le proprie informative e condizioni.

6. Analisi dei documenti e accuratezza dei dati

InvoiceIQ utilizza sistemi automatici per leggere e trascrivere le informazioni presenti nei documenti caricati dall’utente.

L’app cerca di copiare i valori riportati nel documento, come prezzi, sconti, imponibili, IVA e totale documento. Tuttavia, la qualità dell’estrazione può dipendere da:

• qualità dell’immagine
• dimensione del documento
• nitidezza del testo
• presenza di pieghe, ombre o tagli
• complessità della fattura
• leggibilità dei dati

7. Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio.

In generale:

• i dati account sono conservati finché l’account resta attivo
• i documenti caricati sono conservati finché l’utente li mantiene nell’app
• i dati estratti dai documenti restano disponibili nello storico dell’utente
• i dati abbonamento sono conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio
• i log tecnici sono conservati per il tempo necessario a sicurezza, manutenzione e prevenzione abusi

L’utente può richiedere la cancellazione dei propri dati scrivendo a: hello@menoova.it.

8. Condivisione dei dati

I dati possono essere condivisi solo con fornitori tecnici necessari al funzionamento dell’app, tra cui servizi di autenticazione, database, archiviazione cloud, analisi AI/OCR, pagamenti e gestione abbonamenti.

9. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

Alcuni fornitori tecnici utilizzati da InvoiceIQ potrebbero trattare dati anche fuori dall’Unione Europea.

In questi casi, il trattamento avviene secondo le garanzie previste dalla normativa applicabile, come accordi di trattamento dati, clausole contrattuali standard o altre misure previste dal GDPR.

10. Sicurezza

InvoiceIQ adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati, tra cui:

• accesso tramite account
• protezione delle sessioni
• database con regole di accesso
• servizi cloud protetti
• limitazione dell’accesso ai dati
• gestione sicura degli abbonamenti

Nessun sistema informatico può però garantire sicurezza assoluta.

11. Diritti dell’utente

L’utente può richiedere:

• accesso ai propri dati
• correzione dei dati inesatti
• cancellazione dei dati
• limitazione del trattamento
• opposizione al trattamento
• portabilità dei dati, ove applicabile
• revoca del consenso, ove applicabile
• cancellazione dell’account

Le richieste possono essere inviate a: hello@menoova.it.

L’utente può inoltre proporre reclamo all’autorità garante competente.

12. Cancellazione account e dati

L’utente può richiedere la cancellazione dell’account e dei dati associati inviando una richiesta a: hello@menoova.it.

La richiesta deve indicare l’indirizzo email usato per registrarsi a InvoiceIQ.

Dopo la richiesta, InvoiceIQ procederà alla cancellazione o anonimizzazione dei dati compatibilmente con gli obblighi tecnici, fiscali, legali o di sicurezza eventualmente applicabili.

13. Minori

InvoiceIQ è destinata a utenti professionali, aziende, attività commerciali e lavoratori autonomi.

L’app non è destinata a bambini o minori.

14. Modifiche alla presente Privacy Policy

La presente Privacy Policy può essere aggiornata nel tempo per modifiche tecniche, normative o funzionali dell’app.

La versione aggiornata sarà pubblicata nella pagina privacy collegata all’app e alla scheda Google Play.